Wie ein KMU seine KI-Werkzeuge inventarisiert: das Dokument, das vor allem anderen kommt

Der Schritt, den alle anderen voraussetzen

Unsere Ratgeber zur KI-Verordnung, der europäischen Verordnung über künstliche Intelligenz (Verordnung (EU) 2024/1689), enden mit demselben Rat: Inventarisieren Sie Ihre KI-Nutzungen. Der Ratgeber zum 2. Dezember 2026 (/conseils/ai-act-2-decembre-2026) empfiehlt, den Anbietern Ihrer generativen Werkzeuge zu schreiben; dazu muss man aber wissen, welche Sie nutzen. Dieser Ratgeber beschreibt das Dokument selbst: was es enthält, wie man es ausfüllt, wie man es aktuell hält.

Er richtet sich an ein KMU, das KI-Werkzeuge nutzt, ohne sie selbst entwickelt zu haben: eine Schreibhilfe, ein Sortiermodul in der HR-Software, einen Chatbot auf der Website. Die europäische Verordnung nennt diese Rolle «Betreiber». Für die Liste braucht es keine technischen Kenntnisse; vor allem muss man den richtigen Personen die richtigen Fragen stellen.

Was das Gesetz verlangt, und was nicht

In der Schweiz schreibt heute kein Gesetz ein «KI-Verzeichnis» als solches vor. Ein eigenes Schweizer KI-Recht gibt es noch nicht: Der Vorentwurf zur Umsetzung der KI-Konvention des Europarates soll im Frühling 2027 in die Vernehmlassung gehen (Bundesrat, 28. Oktober 2026). Die KI-Verordnung ihrerseits verlangt kein Inventar unter diesem Namen.

Was es gibt, ist das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG, Art. 12). Es enthält mindestens die Identität des Verantwortlichen, den Bearbeitungszweck, die Kategorien betroffener Personen und bearbeiteter Personendaten, die Kategorien der Empfängerinnen und Empfänger sowie bei einer Bekanntgabe ins Ausland den Staat und die vorgesehenen Garantien (Art. 12 Abs. 2 DSG). Eine Ausnahme gilt für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden, sofern ihre Datenbearbeitung ein geringes Risiko von Verletzungen der Persönlichkeit mit sich bringt (Art. 12 Abs. 5 DSG und Art. 24 DSV). Ist die europäische DSGVO auf Ihre Tätigkeit anwendbar, ist ihre Ausnahme deutlich enger (Art. 30 DSGVO).

Die KI-Verordnung gilt für ein Schweizer KMU nur in den Fällen ihres Art. 2: wenn es in der Europäischen Union (EU) Produkte oder Dienstleistungen verkauft, die ein KI-System enthalten (Art. 2(1)(a)), oder wenn die von seinen Systemen erzeugten Ergebnisse dort verwendet werden (Art. 2(1)(c)). In diesen Fällen setzen mehrere Pflichten voraus, dass man weiss, welche Werkzeuge im Unternehmen laufen: die KI-Kompetenz des Personals (Art. 4, in Kraft seit dem 2. Februar 2025, durch den Digital Omnibus zur KI zu einer Pflicht zum Bemühen abgeschwächt), die Transparenz (Art. 50, in Kraft seit dem 2. August 2026) und, für Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III, die Pflichten der Betreiber nach Art. 26, anwendbar ab dem 2. Dezember 2027. Die freiwillige Norm ISO/IEC 42001 verlangt dasselbe Inventar.

Das Inventar der KI-Werkzeuge ist also eine gute Praxis, keine eigenständige gesetzliche Pflicht. Aber jede Zeile, die Personendaten betrifft, speist das Verzeichnis nach DSG, und jede Zeile mit EU-Bezug dient dazu, Ihre Pflichten nach der KI-Verordnung einzuordnen. Deshalb kommt es vor allem anderen.

Schritt 1: alle Werkzeuge finden, auch die, die niemand ausgewählt hat

Die Liste entsteht aus vier Quellen. Rechnungen und Kartenabrechnungen: Abonnemente für Assistenten, für Transkriptions- oder Bildgenerierungswerkzeuge. Die Verwaltungskonsolen Ihrer Software: E-Mail, Bürosoftware, Kundenbeziehungsmanagement, Buchhaltung, HR-Werkzeug, von denen viele mit Updates KI-Funktionen einschalten. Die Website: Chatbot, Formular, das Anfragen sortiert. Und die Menschen: eine kurze Frage an jede Teamleitung, «Welche KI-Werkzeuge nutzen Sie für die Arbeit, auch kostenlose, auch mit einem privaten Konto?».

Diese letzte Frage zählt am meisten. Inoffizielle Werkzeuge, mit einer privaten Adresse eröffnet und für die Arbeit genutzt, sind oft jene, in die Kundendaten ohne Vertrag und ohne Einstellungen gelangen. Die Frage der AI-Karma-Bewertung zum Inventar zielt ausdrücklich auf sie. Stellen Sie sie, ohne Schuldige zu suchen: Es geht darum, zu sehen, und wer eine Sanktion fürchtet, sagt nichts.

Eine Schreibregel vermeidet die meisten Fehler: eine Zeile pro Nutzung, nicht pro Werkzeug. Derselbe Chat-Assistent, der Offerten übersetzt und Bewerbungen vorsortiert, ergibt zwei Zeilen, denn die Einstufung hängt von der Nutzung ab, nicht von der Software. Die Übersetzung ist in der Regel mit minimalem Risiko verbunden; die Vorauswahl fällt unter Anhang III, Nummer 4 (Beschäftigung), wenn die EU betroffen ist.

Schritt 2: sechs Fragen für jede Zeile

Wer nutzt es. Die Abteilung oder Rolle (Buchhaltung, HR, Verkauf) und die ungefähre Zahl der Personen. Sie sind es, auf die die KI-Kompetenz zielt (Art. 4 KI-Verordnung), und bei einem HR-Werkzeug mit hohem Risiko die Information der Arbeitnehmenden vor der Inbetriebnahme (Art. 26(7), ab dem 2. Dezember 2027).

Wofür. Der Zweck, in einem konkreten Satz: «Antworten auf Offertanfragen verfassen», nicht «Produktivität». Er entscheidet über die Einstufung und ist zugleich eine Angabe des Verzeichnisses nach DSG (Art. 12 Abs. 2 Bst. b).

Welche Daten hineingehen. Vier Kästchen genügen: keine Personendaten; Daten von Kundschaft oder Interessenten; Daten von Mitarbeitenden oder Bewerbenden; besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 Bst. c DSG (Gesundheit, religiöse oder politische Ansichten, ethnische Herkunft, unter anderem). Sobald Personendaten in das Werkzeug gelangen, fällt die Zeile unter das DSG: Information der Personen (Art. 19), Datensicherheit (Art. 8).

Welcher Anbieter, und wohin gehen die Daten. Der Name des Herstellers, das Land des Hostings, das Bestehen eines Auftragsbearbeitungsvertrags (Art. 9 DSG) und was der Anbieter mit den übermittelten Daten macht, namentlich ob er sie zum Training seiner Modelle weiterverwendet. Eine Bekanntgabe ins Ausland ist nur in einen Staat mit angemessenem Schutzniveau zulässig oder mit geeigneten Garantien (Art. 16 DSG); das Verzeichnis nach DSG hält den Staat und die Garantien fest (Art. 12 Abs. 2 Bst. g).

Welche Einstufung nach der KI-Verordnung. Ausserhalb des Anwendungsbereichs (kein EU-Bezug), verbotene Praktik, hohes Risiko, Transparenz oder minimales Risiko: Der nächste Schritt erklärt, wie man sie findet. Solange sie fehlt, schreiben Sie «einzustufen», statt das Feld leer zu lassen.

Wer verantwortlich ist. Eine namentlich bezeichnete Person, keine Abteilung, die für die Zeile einsteht: Sie weiss, wer das Werkzeug nutzt, genehmigt eine geänderte Nutzung und überprüft die Zeile zum vorgesehenen Datum. In einem KMU ist das oft die Person, die das nutzende Team leitet, nicht die Informatik.

Schritt 3: jede Nutzung einstufen

Erste Frage, vor jeder anderen: Ist die EU betroffen? Verkaufen Sie Kundinnen und Kunden in der EU Produkte oder Dienstleistungen, die dieses Werkzeug enthalten, werden seine Ergebnisse dort verwendet, beurteilt es Personen, die sich dort befinden? Lautet die Antwort für diese Zeile nein, gilt die KI-Verordnung für sie nicht. Das DSG gilt weiterhin.

Ist die EU betroffen, folgt die Prüfung der Reihenfolge der Verordnung. Zuerst die verbotenen Praktiken nach Art. 5 (Emotionserkennung am Arbeitsplatz, Social Scoring, Manipulation), verboten seit dem 2. Februar 2025, zu denen am 2. Dezember 2026 zwei Verbote hinzukommen. Dann die Hochrisikobereiche nach Anhang III: Beschäftigung und Personalwesen (Nummer 4, die in KMU häufigste Kategorie), Kreditwürdigkeitsprüfung, Preisgestaltung in der Lebens- oder Krankenversicherung, Bildung, Zugang zu grundlegenden Diensten, Biometrie; die Pflichten der Betreiber (Art. 26) gelten dort ab dem 2. Dezember 2027. Dann die Transparenz nach Art. 50: Chatbot gegenüber der Öffentlichkeit, veröffentlichte generierte Inhalte, Deepfakes, in Kraft seit dem 2. August 2026. Der Rest ist minimales Risiko, und die KI-Kompetenz des Personals (Art. 4) gilt für alle Zeilen.

Ein Fall wird gesondert vermerkt: Ein KMU, das ein KI-System unter eigenem Namen oder eigener Marke vertreibt oder dessen Zweckbestimmung ändert, kann Anbieter im Sinne von Art. 25 werden. Diese Umqualifizierung greift nur in Richtung hohes Risiko, ändert dann aber alle Pflichten der Zeile.

Schritt 4: das Dokument lebendig halten

Ein Inventar, das einmal erstellt und dann abgelegt wird, beschreibt das Unternehmen einige Monate später nicht mehr: Software erhält KI-Funktionen, Teams führen neue Werkzeuge ein. Drei Regeln halten es aktuell. Jedes neue Werkzeug geht vor der Nutzung über die bezeichnete verantwortliche Person, was die Nutzungsrichtlinie für KI vorsehen kann. Jede Zeile trägt ein Überprüfungsdatum; die Häufigkeit wählt das Unternehmen, kein Text legt sie fest. Ein aufgegebenes Werkzeug bleibt mit dem Status «zurückgezogen» in der Liste, damit nachvollziehbar bleibt, was mit den Daten geschehen ist.

Übertragen Sie anschliessend die Zeilen, die Personendaten betreffen, in das Bearbeitungsverzeichnis nach DSG, falls Sie eines führen: Zweck, Kategorien von Daten und Empfängern, Land des Hostings stehen bereits darin. Die beiden Dokumente bleiben getrennt, das eine listet Werkzeuge, das andere Bearbeitungen, aber das erste erspart es, das zweite aus dem Gedächtnis zu schreiben.

Die kostenlosen Werkzeuge der Website, um es zu führen

Das Verzeichnis der KI-Systeme (/registre) übernimmt diese Fragen: Anwendungsfall, Werkzeug, Anbieter, interne verantwortliche Person, Status (im Einsatz, Pilot oder Test, geplant, zurückgezogen), Einstufung und Frist, Personendaten, Hosting, Auftragsbearbeitungsvertrag, Weiterverwendung durch den Anbieter, Überprüfungsdatum und Plan für den Fall, dass das Werkzeug wegfällt. Eine eigene Spalte für die Nutzenden hat es nicht: Schreiben Sie die Abteilung in die Bezeichnung des Anwendungsfalls, zum Beispiel «HR: Vorauswahl der Bewerbungen». Alles bleibt in Ihrem Browser; das Verzeichnis lässt sich als CSV oder JSON exportieren, als PDF drucken, und seine Überprüfungen lassen sich in einen Kalender übernehmen (.ics-Datei).

Das Klassifikationsmodul (/aiact) stellt die Fragen von Schritt 3, Nutzung für Nutzung, und trägt das Ergebnis ins Verzeichnis ein. Die Nutzungsrichtlinie (/charte) legt die Liste der zugelassenen Werkzeuge und die Regel für die Zulassung eines neuen Werkzeugs fest. Betrifft eine Zeile besonders schützenswerte Personendaten oder Profiling, sagt das Modul /aipd, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist (Art. 22 DSG). Die vollständige Bewertung (/evaluation) ordnet Ihr Inventar unter die übrigen Praktiken ein: Ihre höchste Stufe ist ein vollständiges, aktuell gehaltenes Inventar mit bezeichneter verantwortlicher Person. Und nutzt das Unternehmen noch kein KI-Werkzeug, nennt die Seite «Gut starten» (/demarrer) die ersten Schritte in der richtigen Reihenfolge.

Dies ist keine Rechtsberatung. Bei einer Nutzung an der Grenze zum hohen Risiko oder einer möglichen Umqualifizierung zum Anbieter lassen Sie Ihre Analyse von einer spezialisierten Fachperson prüfen.

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