Comment faire l'inventaire de ses outils IA en PME : le document à avoir avant tout le reste

Le geste que tous les autres supposent

Nos guides sur l'AI Act, le règlement européen sur l'intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689), finissent par le même conseil : inventoriez vos usages de l'IA. Celui sur le 2 décembre 2026 (/conseils/ai-act-2-decembre-2026) demande d'écrire aux fournisseurs de vos outils génératifs ; encore faut-il savoir lesquels vous utilisez. Ce guide décrit le document lui-même : ce qu'il contient, comment le remplir, comment le tenir à jour.

Il s'adresse à une PME qui utilise des outils d'IA sans les avoir développés : un assistant de rédaction, un module de tri dans le logiciel RH, un chatbot sur le site. Le règlement européen appelle ce rôle « déployeur ». Dresser la liste ne demande aucune compétence technique ; il faut surtout poser les bonnes questions aux bonnes personnes.

Ce que la loi exige, et ce qu'elle n'exige pas

En Suisse, aucune loi n'impose aujourd'hui un « registre IA » en tant que tel. Le droit suisse propre à l'IA n'existe pas encore : l'avant-projet de mise en œuvre de la Convention-cadre du Conseil de l'Europe sur l'IA doit être mis en consultation au printemps 2027 (Conseil fédéral, 28 octobre 2026). L'AI Act, de son côté, n'exige pas d'inventaire sous ce nom.

Ce qui existe, c'est le registre des activités de traitement de la loi fédérale sur la protection des données (LPD, art. 12). Il contient au moins l'identité du responsable, la finalité du traitement, les catégories de personnes concernées et de données traitées, les catégories de destinataires et, en cas de communication à l'étranger, l'État concerné et les garanties prévues (art. 12 al. 2 LPD). Une exception vise les entreprises de moins de 250 collaborateurs, à condition que leurs traitements présentent un risque limité d'atteinte à la personnalité (art. 12 al. 5 LPD et art. 24 OPDo). Si le RGPD européen s'applique à votre activité, son exception est bien plus étroite (art. 30 RGPD).

L'AI Act ne s'applique à une PME suisse que dans les cas de son art. 2 : quand elle vend dans l'Union européenne (UE) des produits ou services intégrant un système d'IA (art. 2(1)(a)), ou quand les résultats produits par ses systèmes y sont utilisés (art. 2(1)(c)). Dans ces cas, plusieurs obligations supposent de savoir quels outils tournent dans l'entreprise : la maîtrise de l'IA du personnel (art. 4, en vigueur depuis le 2 février 2025, assouplie en obligation de moyens par le Digital Omnibus IA), la transparence (art. 50, en vigueur depuis le 2 août 2026) et, pour les systèmes à haut risque de l'Annexe III, les devoirs du déployeur de l'art. 26, applicables dès le 2 décembre 2027. La norme ISO/IEC 42001, volontaire, demande le même inventaire.

L'inventaire des outils d'IA est donc une bonne pratique, pas une obligation légale autonome. Mais chaque ligne qui touche des données personnelles nourrit le registre de la LPD, et chaque ligne liée à l'UE sert à classer vos obligations au titre de l'AI Act. C'est pour cela qu'il vient avant tout le reste.

Étape 1 : trouver tous les outils, y compris ceux que personne n'a choisis

La liste se construit à partir de quatre sources. Les factures et les relevés de carte : abonnements à des assistants, à des outils de transcription ou de génération d'images. Les consoles d'administration de vos logiciels : messagerie, suite bureautique, gestion de la relation client, comptabilité, outil RH, dont beaucoup activent des fonctions d'IA au fil des mises à jour. Le site internet : chatbot, formulaire qui trie les demandes. Et les personnes : une question courte à chaque responsable d'équipe, « quels outils d'IA utilisez-vous pour le travail, même gratuits, même sur un compte privé ? ».

Cette dernière question compte le plus. Les outils officieux, ouverts avec une adresse personnelle et utilisés pour le travail, sont souvent ceux où entrent des données de clients sans contrat ni réglage. La question de l'évaluation AI-Karma sur l'inventaire les vise expressément. Posez-la sans chercher de coupable : le but est de voir, et une personne qui craint d'être sanctionnée ne dira rien.

Une règle d'écriture évite la plupart des erreurs : une ligne par usage, pas par outil. Le même assistant conversationnel utilisé pour traduire des offres et pour présélectionner des candidatures fait deux lignes, parce que la classification dépend de l'usage et non du logiciel. La traduction est en général à risque minimal ; la présélection relève de l'Annexe III, point 4 (emploi), si l'UE est touchée.

Étape 2 : six questions pour chaque ligne

Qui l'utilise. Le service ou le rôle (comptabilité, RH, vente) et le nombre approximatif de personnes. Ce sont elles que vise la maîtrise de l'IA (art. 4 AI Act) et, pour un outil RH à haut risque, l'information des travailleurs avant la mise en service (art. 26(7), dès le 2 décembre 2027).

Pour quoi. La finalité, en une phrase concrète : « rédiger les réponses aux demandes de devis », pas « productivité ». C'est elle qui décide de la classification, et c'est aussi une mention du registre de la LPD (art. 12 al. 2 let. b).

Quelles données y entrent. Quatre cases suffisent : aucune donnée personnelle ; données de clients ou de prospects ; données de collaborateurs ou de candidats ; données sensibles au sens de l'art. 5 let. c LPD (santé, opinions religieuses ou politiques, origine ethnique, entre autres). Dès que des données personnelles entrent dans l'outil, la ligne relève de la LPD : information des personnes (art. 19), sécurité des données (art. 8).

Quel fournisseur, et où partent les données. Le nom de l'éditeur, le pays d'hébergement, l'existence d'un contrat de sous-traitance (art. 9 LPD) et ce que le fournisseur fait des données envoyées, notamment s'il les réutilise pour entraîner ses modèles. Une communication à l'étranger n'est permise que vers un État dont la législation assure un niveau de protection adéquat, ou avec des garanties appropriées (art. 16 LPD) ; le registre de la LPD en note l'État et les garanties (art. 12 al. 2 let. g).

Quelle classification AI Act. Hors champ (aucun lien avec l'UE), pratique interdite, haut risque, transparence ou risque minimal : l'étape suivante explique comment la trouver. Tant qu'elle n'est pas faite, écrivez « à classifier » plutôt que de laisser la case vide.

Quel responsable. Une personne nommée, pas un service, qui répond de la ligne : elle sait qui utilise l'outil, elle valide un changement d'usage, elle relit la ligne à la date prévue. Dans une PME, c'est souvent la personne qui dirige l'équipe utilisatrice, pas l'informatique.

Étape 3 : classer chaque usage

Première question, avant toute autre : l'UE est-elle touchée ? Vendez-vous à des clients situés dans l'UE des produits ou services qui intègrent cet outil, les résultats qu'il produit y sont-ils utilisés, évalue-t-il des personnes qui s'y trouvent ? Si la réponse est non pour cette ligne, l'AI Act ne s'y applique pas. La LPD, elle, continue de s'appliquer.

Si l'UE est touchée, l'ordre de lecture suit le règlement. D'abord les pratiques interdites de l'art. 5 (reconnaissance des émotions au travail, notation sociale, manipulation), proscrites depuis le 2 février 2025, auxquelles deux interdictions s'ajoutent le 2 décembre 2026. Ensuite les domaines à haut risque de l'Annexe III : emploi et RH (point 4, la catégorie la plus fréquente en PME), évaluation de la solvabilité, tarification en assurance vie ou maladie, éducation, accès aux services essentiels, biométrie ; les devoirs du déployeur (art. 26) s'y appliquent dès le 2 décembre 2027. Puis la transparence de l'art. 50 : chatbot face au public, contenus générés publiés, deepfakes, en vigueur depuis le 2 août 2026. Le reste est à risque minimal, et la maîtrise de l'IA du personnel (art. 4) vaut pour toutes les lignes.

Un cas se note à part : la PME qui commercialise un système d'IA sous son propre nom ou sa propre marque, ou qui en détourne la destination, peut devenir fournisseur au sens de l'art. 25. Cette requalification ne joue que vers le haut risque, mais elle change alors toutes les obligations de la ligne.

Étape 4 : faire vivre le document

Un inventaire dressé une fois puis rangé ne décrit plus l'entreprise quelques mois plus tard : les logiciels ajoutent des fonctions d'IA, les équipes adoptent de nouveaux outils. Trois règles le tiennent à jour. Tout nouvel outil passe par le responsable désigné avant usage, ce que la charte d'usage de l'IA peut prévoir. Chaque ligne porte une date de revue ; la fréquence est un choix de l'entreprise, aucun texte ne la fixe. Un outil abandonné reste dans la liste avec le statut « retiré », pour garder la trace de ce qui a été fait des données.

Reportez ensuite dans le registre des traitements de la LPD, si vous en tenez un, les lignes qui touchent des données personnelles : la finalité, les catégories de données et de destinataires, le pays d'hébergement y sont déjà écrits. Les deux documents restent distincts, l'un liste des outils, l'autre des traitements, mais le premier évite de rédiger le second de mémoire.

Les outils gratuits du site pour le tenir

Le registre des systèmes d'IA (/registre) reprend ces questions : cas d'usage, outil, fournisseur, responsable interne, statut (en production, pilote, envisagé, retiré), classification et échéance, données personnelles, hébergement, contrat de sous-traitance, réutilisation par le fournisseur, date de revue et plan de repli si l'outil s'arrête (ce que ce dernier bloc contient précisément, et comment l'essayer pour de vrai, fait l'objet d'un guide séparé : /conseils/outil-ia-s-arrete-plan-de-repli). Il n'a pas de colonne propre pour les utilisateurs : écrivez le service dans le libellé du cas d'usage, par exemple « RH : présélection des candidatures ». Tout reste dans votre navigateur ; le registre s'exporte en CSV ou en JSON, s'imprime en PDF, et ses revues s'ajoutent à un agenda (fichier .ics).

Le module de classification (/aiact) pose les questions de l'étape 3, usage par usage, et ajoute le résultat au registre. La charte d'usage (/charte) fixe la liste des outils autorisés et la règle d'admission d'un nouvel outil. Si une ligne touche des données sensibles ou du profilage, le module /aipd dit si une analyse d'impact s'impose (art. 22 LPD). L'évaluation complète (/evaluation) situe votre inventaire parmi les autres pratiques : son niveau le plus haut est un inventaire complet, tenu à jour, avec un responsable désigné. Et si l'entreprise n'utilise encore aucun outil d'IA, la page « Bien démarrer » (/demarrer) donne les premières actions dans l'ordre.

Ceci n'est pas un avis juridique. Pour un usage à la frontière du haut risque ou une possible requalification en fournisseur, faites valider votre analyse par un conseil spécialisé.

Questions fréquentes