Wenn das KI-Tool wegfällt: der Notfallplan eines KMU

Eine Frage, die beim Kauf niemand stellt

Wenn ein KMU ein Tool mit künstlicher Intelligenz (KI) einführt, prüft es, was es kann, was es kostet und wohin die Daten gehen. Selten fragt es sich, was es an dem Tag tut, an dem das Tool wegfällt. Die Aufgabe, die es ihm übertragen hat, ob Kundenanfragen beantworten, Offerten vorbereiten oder Rechnungen sortieren, fällt nicht mit ihm weg: Jemand muss sie übernehmen, mit oder ohne das, was das Tool gespeichert hatte.

Dieser Ratgeber geht fünf Arten durch, wie ein KI-Tool wegfällt, jede mit einem realen Fall, und zeigt dann, was ein KMU für jedes eingesetzte System vorbereitet. Die Quellen wurden am 24. Oktober 2026 gelesen; sie stehen am Ende der Seite.

Erste Art: Der Dienst wird eingestellt

Ein Anbieter kann einen Dienst zurückziehen, mit oder ohne Ersatz. Am 24. März 2026 hat OpenAI die Entwicklerinnen und Entwickler informiert, dass seine Videos-API und seine Videogenerierungsmodelle Sora 2 am 24. September 2026 aus der API entfernt werden. Auf der Seite, die diese Abschaltungen auflistet, ist die Spalte für den empfohlenen Ersatz leer. Am 26. August 2025 hatte derselbe Anbieter die Abschaltung seiner Assistants-API auf den 26. August 2026 angekündigt, ein Jahr später, diesmal mit einem benannten Ersatz, der aber neu programmiert werden musste.

Eine Agentur, die über diese API Videos produzierte, oder ein KMU, dessen interner Assistent auf der Assistants-API beruhte, kannte also sein Enddatum und hatte vorher Arbeit zu erledigen. Der Ausfall von ein paar Stunden ist die kurze Form desselben Problems: Er wird gleich vorbereitet, nur mit knapperer Frist.

Zweite Art: Der Preis ändert sich

Das Tool bleibt verfügbar, kostet aber mehr. Am 4. Dezember 2025 hat Microsoft eine weltweite Preiserhöhung seiner Microsoft-365-Suiten für Unternehmen per 1. Juli 2026 angekündigt, verbunden mit zusätzlichen Funktionen, darunter Verbesserungen seines Assistenten Copilot Chat. Business Standard steigt von 12.50 auf 14 Dollar pro Benutzer und Monat, Business Basic von 6 auf 7 Dollar: Das sind amerikanische Listenpreise, die laut Microsoft je nach Land und Währung abweichen. Bestehende Kunden behalten den alten Preis bis zur Verlängerung.

Preiserhöhungen errät niemand im Voraus. Was ein KMU wissen kann: ab welchem Preis es das Tool wechseln würde und wie viel Zeit dieser Wechsel kosten würde.

Dritte Art: Die Bedingungen ändern sich

Der Preis bleibt, aber was der Anbieter mit Ihren Daten macht, ändert sich. Am 28. August 2025 hat Anthropic die Bedingungen seines Assistenten Claude für Privatkonten (Free, Pro und Max) geändert. Wer bereits ein Konto hatte, musste bis spätestens 8. Oktober 2025 entscheiden, ob die eigenen Unterhaltungen zum Training der Modelle verwendet werden dürfen; ohne diese Wahl liess sich der Dienst nicht mehr nutzen. Bei Zustimmung verlängerte sich die Aufbewahrung auf fünf Jahre, sonst blieb es bei dreissig Tagen. Angebote unter den kommerziellen Bedingungen (Team, Enterprise und die API) waren nicht betroffen.

Wer für das Unternehmen mit einem privaten Abonnement arbeitet, fällt also unter die Bedingungen für Privatkonten, nicht unter jene für Unternehmen. Der Notfallplan beginnt mit einer einfachen Frage: Welcher Vertrag deckt welches Tool ab, und wer erhält die Mitteilungen des Anbieters, wenn er etwas ändert?

Vierte Art: Der Anbieter verlässt die Schweiz

Ein KMU wählt ein Tool manchmal, weil seine Daten in der Schweiz bleiben. Dieser Grund kann wegfallen, ohne dass sich das Tool ändert. Am 23. Juli 2025 hat das Genfer Unternehmen Proton bei der Lancierung seines KI-Assistenten Lumo angekündigt, den grössten Teil seiner physischen Infrastruktur aus der Schweiz zu verlagern, mit Verweis auf die Rechtsunsicherheit rund um Überwachungspläne in der Schweiz, und Lumo sei das erste Produkt, das umzieht. Das betroffene Vorhaben, die Revision der Verordnung über die Überwachung des Post- und Fernmeldeverkehrs (VÜPF), wird seither überarbeitet: Am 12. Februar 2026 hat der Bundesrat eine externe Regulierungsfolgenabschätzung und danach eine neue Vernehmlassung angekündigt.

Das Verzeichnis muss also festhalten, wo jedes Tool die Daten heute speichert und was das Unternehmen tut, wenn sich dieser Ort ändert: es hinnehmen, die Daten exportieren und gehen, oder das Tool wechseln.

Fünfte Art: Das Gesetz verbietet die Nutzung

Das Tool kann weiter funktionieren, während die Art, wie man es nutzt, rechtswidrig wird. Seit dem 2. Februar 2025 verbietet die KI-Verordnung, die europäische Verordnung über künstliche Intelligenz (Verordnung (EU) 2024/1689), unter anderem die Verwendung von KI-Systemen zur Ableitung von Emotionen einer natürlichen Person am Arbeitsplatz, ausser aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f). Sie erfasst ein Schweizer KMU, wenn die Ergebnisse seines Tools in der Europäischen Union verwendet werden (Art. 2). Die Liste der verbotenen Praktiken wird am 2. Dezember 2026 länger, und die Vernehmlassung zum Vorentwurf eines Schweizer KI-Gesetzes ist für den Frühling 2027 geplant: Unser Modul zur KI-Verordnung (/aiact) hält diese Fristen aktuell.

Ein KMU, das den Tonfall seiner Mitarbeitenden am Telefon auswerten liesse, um ihre Stimmung zu bewerten, müsste nicht auf einen Ausfall warten: Von einem Tag auf den anderen müsste die Aufgabe anders erledigt werden, oder gar nicht mehr. In der Schweiz verbietet Art. 26 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3) bereits Systeme, die das Verhalten der Arbeitnehmenden am Arbeitsplatz überwachen sollen.

Was ein KMU für jedes System vorbereitet

Für jedes KI-Tool, von dem eine Aufgabe abhängt, genügen fünf Zeilen. Die Aufgabe, die es trägt, und was geschieht, wenn sie eine Woche lang liegen bleibt. Wer sie ohne das Tool übernimmt, womit (Dokumentvorlage, Tabelle, Telefon) und in welcher Frist. Was das Unternehmen zurückerhält: seine Daten, aber auch seine Einstellungen, gespeicherten Anweisungen und Verläufe, mit ihrem Format. Das Ersatztool oder die Ersatzmethode. Und schliesslich das Datum der letzten Erprobung.

Exporte werden echt geprüft. Man sucht die Exportfunktion im Konto, in den Einstellungen oder in der Administration des Tools, macht einen echten Export, notiert das Format (CSV, JSON, PDF oder keines) und prüft, ob ein anderes Tool es öffnen kann. Ein Tool ohne Export wird als solches vermerkt: Für dieses ist der Notfallplan zuerst vorzubereiten.

Die letzte Erprobung ist die Zeile, die man am liebsten überspringt. Ein nie erprobter Plan sagt, was man zu können glaubt. Ein halber Tag pro Jahr genügt: Man sperrt den Zugang zu einem kritischen Tool, oder tut so, als wäre er gesperrt, und die benannte Person erledigt die Aufgabe ohne das Tool. Man notiert die benötigte Zeit und was gefehlt hat, korrigiert den Plan und überprüft ihn bei jeder Änderung von Preis, Bedingungen oder Recht.

Was das Recht sagt, und was nicht

Kein Text schreibt einem KMU für jedes KI-Tool einen Notfallplan vor. Es ist zuerst eine gute Praxis, die Geschäftskontinuität, auf das Tool angewandt, und nur sie deckt eine Änderung von Preis oder Bedingungen, den Rückzug eines Anbieters oder eine vom Gesetz neu verbotene Nutzung ab.

Für den Ausfall eines Tools, das Personendaten bearbeitet, regelt das Schweizer Recht einen Teil davon. Art. 8 des Datenschutzgesetzes (DSG) verlangt eine dem Risiko angemessene Datensicherheit der Personendaten. Die Datenschutzverordnung (DSV) verlangt, dass sie «verfügbar sind, wenn sie benötigt werden» (Art. 2 Bst. b) und dass «die Verfügbarkeit der Personendaten und der Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederhergestellt werden können» (Art. 3 Abs. 2 Bst. d). Der Ausfall eines Dienstes ist ein solcher Zwischenfall; eine Änderung von Preis, Bedingungen oder Anbieter ist keiner. Diese Texte wurden am 24. Oktober 2026 auf Fedlex in der geltenden Fassung gelesen.

Das Verzeichnis und der Indikator von AI-Karma

Das kostenlose Verzeichnis der KI-Systeme von AI-Karma (/registre) enthält unter jedem System einen Block «Wenn das Tool wegfällt»: getragene Aufgabe, Übernahme ohne das Tool und Frist, rückholbare Daten und Einstellungen mit ihrem Format, Ersatz, Datum der letzten Erprobung. Er wird mit dem übrigen Verzeichnis gedruckt und als JSON und CSV exportiert. Alles bleibt in Ihrem Browser: Nichts wird an AI-Karma gesendet.

Im KarmaScore misst der Indikator «Notfallplan für KI-Tools» der technologischen Dimension dasselbe auf fünf Stufen, von «keine Vorstellung, was geschähe, wenn ein KI-Tool wegfiele» bis zum Notfallplan, der für jedes kritische Tool mindestens einmal jährlich erprobt wird. Die Methodik (/methodologie) beschreibt ihn mit seinen rechtlichen Bezügen; die kostenlose Selbstbewertung (/evaluation) misst ihn und schlägt einen Massnahmenplan in fünf Schritten vor.

AI-Karma wendet dasselbe Raster auf sich selbst an (/exemplarite). Die verfasste Zusammenfassung seiner Berichte läuft über die API von Anthropic, unter den kommerziellen Bedingungen; fehlt sie, übernimmt der Bericht ohne KI automatisch. Bei diesem Indikator gibt sich AI-Karma 2 von 4, weil noch kein Ersatz benannt und erprobt ist.

Was dieser Plan nicht verspricht

Ein Notfallplan garantiert weder, dass keine Aufgabe unterbrochen wird, noch, dass sich keine Stelle verändert. Er sagt, wer was tut, wenn das Tool fehlt, und was das Unternehmen in der Hand behält. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung: Lassen Sie eine Nutzung an der Grenze der Verbote der KI-Verordnung von einer Fachperson prüfen.

Quellen, gelesen am 24. Oktober 2026

Dienst eingestellt: OpenAI, Seite «Deprecations» der API-Dokumentation (developers.openai.com/api/docs/deprecations), Einträge «Sora 2 video generation models and Videos API» (Ankündigung vom 24. März 2026, Entfernung am 24. September 2026) und «Assistants API» (Ankündigung vom 26. August 2025, Entfernung am 26. August 2026).

Preis: Microsoft, «Microsoft 365 Pricing and Packaging Updates», Seite vom 16. Februar 2026 (microsoft.com/en-us/licensing/news/2026-m365-packaging-pricing-updates).

Bedingungen: Anthropic, «Updates to Consumer Terms and Privacy Policy», 28. August 2025 (anthropic.com/news/updates-to-our-consumer-terms).

Anbieter zieht weg: Proton, «Introducing Lumo, the AI where every conversation is confidential», 23. Juli 2025 (proton.me/blog/lumo-ai); Netzwoche, «Bund überarbeitet revidierte Überwachungsverordnungen», Update vom 12. Februar 2026 (netzwoche.ch).

Recht: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 2, Art. 5 Abs. 1 Buchst. f und Art. 113; DSG (SR 235.1), Art. 8; DSV (SR 235.11), Art. 2 Bst. b und Art. 3 Abs. 2 Bst. d; ArGV 3 (SR 822.113), Art. 26.

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